Folha de pagamento: modelo em Excel e como calcular em 2026
Resposta rápida
A folha de pagamento reúne, mês a mês, o salário bruto de cada empregado, os descontos (INSS, IRRF, vale-transporte, faltas) e o líquido a pagar, além dos encargos da empresa, como FGTS de 8% e INSS patronal. Em 2026, o salário deve ser pago até o 5º dia útil e o FGTS depositado até o dia 20 do mês seguinte.
Confira o líquido de cada empregado em 1 minuto
Abrir a calculadora de Salário LíquidoA folha de pagamento é o resumo mensal de tudo o que a empresa paga e desconta de cada empregado. Ela serve para pagar salários, calcular os tributos e enviar as informações ao eSocial. Abaixo está um modelo de colunas para montar no Excel ou no Google Planilhas, com fórmulas, as tabelas de 2026 e os encargos que pesam sobre o empregador.
Modelo de folha de pagamento em Excel
Monte uma linha por empregado e estas colunas:
| Coluna | Conteúdo | Como calcular |
|---|---|---|
| A | Nome / matrícula | Dado do cadastro |
| B | Salário base | Valor do contrato |
| C | Horas extras | (B ÷ 220) × 1,5 × horas, na jornada de 44 h |
| D | Adicional noturno e outros | (B ÷ 220) × 20% × horas noturnas |
| E | DSR sobre variáveis | (C + D) ÷ dias úteis × domingos e feriados |
| F | Salário bruto | B + C + D + E − faltas |
| G | INSS | Tabela progressiva sobre F, até o teto |
| H | IRRF | Tabela sobre (F − G − dependentes) ou (F − 607,20), menos o redutor de 2026 |
| I | Vale-transporte | Menor valor entre 6% de B e o custo das passagens |
| J | Outros descontos | Adiantamento, benefícios, consignado |
| K | Líquido | F − G − H − I − J |
| L | FGTS (empresa) | F × 8% |
Fórmula do INSS progressivo para a célula G2 (salário em F2), pronta para colar no Excel:
=ARRED(MÍNIMO(F2;1621)*7,5%+MÁXIMO(0;MÍNIMO(F2;2902,84)-1621)*9%+MÁXIMO(0;MÍNIMO(F2;4354,27)-2902,84)*12%+MÁXIMO(0;MÍNIMO(F2;8475,55)-4354,27)*14%;2)
Para conferir a fórmula, R$ 3.000,00 deve resultar em R$ 248,60, e qualquer salário acima de R$ 8.475,55 em R$ 988,09.
Tabela INSS 2026 para a folha de pagamento
| Salário de contribuição | Alíquota |
|---|---|
| Até R$ 1.621,00 | 7,5% |
| De R$ 1.621,01 a R$ 2.902,84 | 9% |
| De R$ 2.902,85 a R$ 4.354,27 | 12% |
| De R$ 4.354,28 a R$ 8.475,55 | 14% |
Mais detalhes em tabela INSS 2026.
IRRF na folha de pagamento de 2026
| Base de cálculo mensal | Alíquota | Parcela a deduzir |
|---|---|---|
| Até R$ 2.428,80 | Isento | — |
| De R$ 2.428,81 a R$ 2.826,65 | 7,5% | R$ 182,16 |
| De R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05 | 15% | R$ 394,16 |
| De R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68 | 22,5% | R$ 675,49 |
| Acima de R$ 4.664,68 | 27,5% | R$ 908,73 |
Dedução por dependente: R$ 189,59. Desconto simplificado: R$ 607,20. Depois de calcular o imposto pela tabela, aplique o redutor da Lei 15.270/2025: R$ 312,89 para rendimentos até R$ 5.000 (o que zera o imposto) e R$ 978,62 − 0,133145 × rendimento entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350; acima disso, não há redutor. Veja a tabela IRRF 2026.
Encargos da empresa na folha de pagamento
Para a empresa no regime normal de tributação, cada salário custa mais que o valor bruto. Exemplo com salário de R$ 3.000,00:
| Item | Percentual | Valor mensal |
|---|---|---|
| Salário bruto | — | R$ 3.000,00 |
| FGTS | 8% | R$ 240,00 |
| INSS patronal | 20% | R$ 600,00 |
| Provisão de 13º salário | 1/12 | R$ 250,00 |
| Provisão de férias + 1/3 | 1/12 × 4/3 | R$ 333,33 |
| Total aproximado | R$ 4.423,33 |
A conta não inclui as contribuições de risco ambiental do trabalho (RAT/FAP) e de terceiros, que variam conforme a atividade, nem os encargos sobre as provisões. Empresas do Simples Nacional têm regras próprias para a contribuição patronal.
Prazos da folha de pagamento
- Salário mensal: até o 5º dia útil do mês seguinte (art. 459, § 1º, da CLT).
- FGTS: até o dia 20 de cada mês, sobre a remuneração do mês anterior (art. 15 da Lei 8.036/1990), pelo FGTS Digital. Veja FGTS Digital.
- Remunerações no eSocial: valores pagos e descontados de cada trabalhador até o dia 15 do mês seguinte (Portaria MTP 671/2021).
- Recibo: o pagamento é feito contra recibo, o holerite, ou por depósito em conta salário (art. 464 da CLT).
Erros comuns na folha de pagamento
- Aplicar uma única alíquota de INSS sobre o salário inteiro: desde 2020 o cálculo é por faixas; usar 9% ou 12% sobre tudo gera desconto maior que o devido.
- Esquecer o redutor do Imposto de Renda: em 2026, quem ganha até R$ 5.000 não deve ter IR retido. Planilhas antigas continuam descontando.
- Descontar vale-transporte sobre o bruto com horas extras: a base dos 6% é o salário básico, sem adicionais.
- Não somar o DSR sobre horas extras e adicional noturno quando eles são habituais.
- Atrasar o FGTS: o depósito fora do prazo gera encargos e aparece para o empregado no extrato.
- Descontar contribuição sindical sem autorização prévia e expressa do empregado (art. 579 da CLT).
Folha de pagamento de órgãos públicos
Muitas buscas sobre folha de pagamento vêm de servidores de prefeituras, estados e tribunais (Santa Catarina, Goiás, TJSP, SPPREV, Prodesp). Nesses casos, o contracheque e o calendário de pagamento são publicados pelo próprio órgão, e a contribuição previdenciária pode seguir o regime próprio do ente, com tabela diferente da do INSS. As regras desta página valem para empregados com carteira assinada.
Para conferir o resultado da sua planilha, compare cada linha com a calculadora de salário líquido. Conteúdo informativo, sem substituir a orientação de um contador.
Confira o líquido de cada empregado em 1 minuto
Abrir a calculadora de Salário LíquidoPerguntas frequentes
Como fazer folha de pagamento no Excel?
Crie uma linha por empregado com colunas de salário base, horas extras, adicionais, DSR, bruto, INSS, IRRF, vale-transporte, outros descontos, líquido e FGTS. Use a fórmula progressiva do INSS desta página e a tabela de IRRF de 2026 com o redutor da Lei 15.270/2025.
Qual a tabela do INSS 2026 para a folha de pagamento?
7,5% até R$ 1.621,00; 9% de R$ 1.621,01 a R$ 2.902,84; 12% de R$ 2.902,85 a R$ 4.354,27; e 14% de R$ 4.354,28 a R$ 8.475,55. As alíquotas são aplicadas por faixa, e o desconto máximo é R$ 988,09.
Quanto custa um funcionário para a empresa?
No regime normal, além do salário, a empresa paga FGTS de 8%, INSS patronal de 20% e provisiona 13º e férias com 1/3. Um salário de R$ 3.000 custa cerca de R$ 4.423 por mês, sem contar RAT/FAP e terceiros.
Até quando a empresa deve pagar a folha de pagamento?
O salário mensal deve ser pago até o 5º dia útil do mês seguinte ao trabalhado. O FGTS deve ser depositado até o dia 20 do mês seguinte.
Onde servidor público consulta a folha de pagamento?
No portal do próprio órgão, como os sistemas do estado, do tribunal ou do instituto de previdência. A contribuição previdenciária de servidor pode seguir o regime próprio, com tabela diferente da do INSS.
Leia também
- Holerite / contracheque
- Tabela INSS 2026 (faixas e parcela a deduzir)
- Tabela IRRF 2026 (mensal, com dedução e isenção até R$ 5 mil)
- FGTS Digital
- Todos os documentos do Informativo
Fontes oficiais consultadas
- Planalto — CLT (Decreto-Lei 5.452/1943), texto compilado
- Planalto — Lei 8.036/1990 (FGTS), art. 15
- Diário Oficial da União — Portaria MTP nº 671/2021
- Planalto — Lei 15.270/2025 (isenção de IR até R$ 5 mil)
Conteúdo informativo, revisado em 9 de outubro de 2026 com base na legislação e em páginas oficiais. Não substitui a orientação de advogado, contador ou do órgão responsável para o seu caso.