Folha de ponto e espelho de ponto: modelo para imprimir e Excel

A folha de ponto é o registro diário dos horários de entrada, saída e intervalo do empregado. Pelo art. 74, § 2º, da CLT, ela é obrigatória para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores e pode ser manual, mecânica ou eletrônica. Já o espelho de ponto é o relatório mensal gerado pelo sistema eletrônico, com as marcações e as horas trabalhadas, que o empregado tem direito de consultar. Abaixo está um modelo de folha de ponto para imprimir e como montar no Excel.

Folha de ponto: quem é obrigado a ter

Ficam fora do controle de jornada os empregados do art. 62 da CLT: atividade externa incompatível com horário fixo (anotada na carteira), gerentes com cargo de gestão e teletrabalhadores que prestam serviço por produção ou tarefa.

Folha de ponto x espelho de ponto x cartão de ponto

• Folha de ponto (manual): papel ou livro em que o empregado anota e assina os horários. Deve espelhar a jornada real; é proibido apenas copiar o horário contratual, salvo a pré-assinalação do intervalo (Portaria MTP 671/2021, art. 93).
• Cartão de ponto (mecânico): registrado em relógio cartográfico, também com a jornada real (art. 94 da Portaria).
• Espelho de ponto (eletrônico): relatório do programa de tratamento de ponto (art. 84 da Portaria 671). Deve conter identificação do empregador e do empregado, horário contratual, marcações originais e tratadas, e duração das jornadas, considerando a hora noturna reduzida. O empregado deve ter acesso a ele pelo menos uma vez por mês, impresso ou eletrônico.

Tipos de ponto eletrônico (Portaria 671/2021)

Nenhum sistema eletrônico pode restringir horário de marcação, marcar ponto automaticamente com o horário contratual, exigir autorização prévia para hora extra ou permitir alterar os dados registrados pelo empregado (art. 74 da Portaria).

Modelo de folha de ponto para imprimir

Copie a tabela para o Word ou Google Docs, preencha o cabeçalho e imprima uma folha por mês para cada empregado.

Folha de ponto no Excel: como montar

1. Crie colunas: Data, Entrada, Saída intervalo, Volta intervalo, Saída, Total.
2. Formate as células de horário como hh:mm e a coluna Total como [h]:mm, para somar mais de 24 horas.
3. Fórmula do total do dia: =(C2-B2)+(E2-D2). Se a saída passar da meia-noite, use =MOD(E2-D2;1) no trecho que atravessa o dia.
4. Horas extras do dia: =MÁXIMO(0;F2-“08:00”), trocando 08:00 pela jornada diária contratada.
5. No fim do mês, some a coluna Total e a coluna de extras e confira com a calculadora de horas trabalhadas.

Regras que valem para qualquer folha de ponto

• Tolerância de 5 minutos: variações de até 5 minutos na entrada ou na saída, com limite de 10 minutos por dia, não são descontadas nem viram hora extra (art. 58, § 1º, da CLT).
• Intervalo pré-assinalado: a empresa pode deixar o intervalo de almoço já impresso na folha (art. 74, § 2º).
• Horários reais: folhas com horários sempre idênticos ao minuto costumam ser questionadas na Justiça como prova da jornada.
• Hora noturna: entre 22h e 5h, cada hora noturna equivale a 52 minutos e 30 segundos (art. 73, § 1º). Veja adicional noturno.
• Guarda: como créditos trabalhistas podem ser cobrados por até 5 anos, respeitado o limite de 2 anos após o fim do contrato (art. 7º, XXIX, da Constituição), é prudente guardar os registros por pelo menos esse período.

Espelho de ponto de órgão público (PBH, TJMG, SESA e outros)

Servidores públicos e empregados de empresas terceirizadas que buscam “espelho de ponto” com o nome do órgão ou empresa normalmente precisam acessar o portal do servidor ou o sistema de RH do próprio empregador, com login e senha. As regras desta página valem para empregados CLT; servidores estatutários seguem as normas do respectivo ente.

Da folha de ponto ao cálculo das horas

Com o total mensal em mãos, você calcula horas extras, banco de horas e adicional noturno. Veja as regras em hora extra 50% e 100% e em banco de horas.