Ficha de registro de empregado: modelo e regras

A ficha de registro de empregado (FRE) é a forma tradicional de cumprir o art. 41 da CLT, que obriga o empregador a registrar todos os seus trabalhadores. Abaixo você entende o que significa a ficha, como ela convive com o eSocial, quais campos são obrigatórios e encontra um modelo para imprimir ou montar em Word ou Excel.

O que significa ficha de registro de empregado

É o cadastro oficial do contrato de trabalho dentro da empresa. O parágrafo único do art. 41 da CLT exige que, além da qualificação civil e profissional do trabalhador, sejam anotados os dados de admissão, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador. O registro pode ser feito em livro, ficha ou sistema eletrônico.

Ficha de registro de empregado e eSocial

A Portaria MTP 671/2021 mudou a forma de registro:

• Registro eletrônico: para empresas obrigadas ao eSocial, o registro eletrônico de empregados só pode ser feito pelo eSocial, sendo vedados outros sistemas (art. 16). As anotações da CTPS Digital também são feitas por lá (art. 13).
• Ficha ou livro em papel: a empresa já obrigada ao eSocial que preferir não fazer o registro eletrônico deve anotar as mesmas informações, nos mesmos prazos, em livro ou ficha mantidos no estabelecimento onde o empregado trabalha (art. 17).
• Prova do registro: o cumprimento da obrigação no eSocial é comprovado pelo número do recibo eletrônico do evento (art. 14, § 2º).

Em resumo: quem envia o registro completo ao eSocial já cumpriu o art. 41. A ficha impressa continua útil como controle interno, para conferência e para guardar a assinatura do empregado sobre seus dados.

Prazos para preencher o registro

Fonte: art. 14 da Portaria MTP 671/2021.

Modelo de ficha de registro de empregado para imprimir

O modelo abaixo reúne os campos da Portaria 671. Copie para o Word ou monte uma planilha no Excel com uma linha por campo.

Se a ficha for em papel, as anotações devem ser feitas sem abreviaturas, e emendas, rasuras ou entrelinhas precisam ser ressalvadas ao final de cada lançamento (art. 17, § 1º, da Portaria 671). A numeração deve ser sequencial por estabelecimento.

Ficha de registro de empregado precisa ser assinada?

A CLT e a Portaria 671 tratam do conteúdo, dos prazos e da forma do registro, sem exigir expressamente a assinatura do empregado na ficha. Mesmo assim, colher a assinatura (“ciente”) é uma boa prática: prova que o trabalhador conferiu os próprios dados. Nos relatórios impressos de sistemas eletrônicos de empresas fora do eSocial, a portaria exige rubrica e identificação do empregador (art. 22, § 2º).

Cópia simples da FRE: como conseguir

A “cópia simples da FRE” é pedida, por exemplo, para comprovar tempo de trabalho em processos de aposentadoria, em concursos ou em ações trabalhistas. O caminho é solicitar ao setor de RH da empresa, de preferência por escrito. Como o registro feito no eSocial alimenta a Carteira de Trabalho Digital e o extrato do CNIS, esses documentos também servem para conferir o vínculo.

Checklist antes de arquivar a ficha

• Dados conferidos com os documentos de admissão.
• Exame admissional realizado antes do início e ASO arquivado.
• Contrato assinado, como o modelo de contrato de experiência.
• Envio ao eSocial com recibo guardado.
• Salário conferido na calculadora de salário líquido.

Conteúdo informativo, sem substituir a orientação de um contador ou do departamento pessoal.