Documentos para admissão 2026: checklist completo

Separar os documentos para admissão antes do primeiro dia evita atraso no registro e no primeiro salário. Esta página traz o checklist que o colaborador deve entregar na contratação CLT, as diferenças para jovem aprendiz, estagiário, empregada doméstica e concurso público, e os prazos que a empresa tem para registrar o contrato no eSocial e na Carteira de Trabalho Digital.

Documentos para admissão CLT: checklist do colaborador

A lista abaixo reúne o que as empresas costumam pedir e o que a lei exige para o registro. Cada empresa pode pedir cópia ou apenas os números.

• Documento de identidade com foto (RG, CIN — Carteira de Identidade Nacional — ou CNH).
• CPF: desde a Lei 13.874/2019, o CPF é a identificação única do empregado na Carteira de Trabalho (art. 16 da CLT). Basta informar o número; a CTPS Digital substitui a carteira de papel.
• Número do PIS/PASEP/NIT, se tiver (hoje o eSocial identifica o trabalhador pelo CPF, mas muitas empresas ainda pedem).
• Comprovante de residência recente.
• Título de eleitor.
• Certificado de reservista ou documento de quitação com o serviço militar (homens).
• Comprovante de escolaridade ou diploma, quando a função exigir.
• Registro no conselho de classe (CREA, COREN, CRC etc.) para profissões regulamentadas.
• Certidão de nascimento ou casamento.
• Documentos dos dependentes: certidão de nascimento e CPF dos filhos, para salário-família e dedução de dependentes no Imposto de Renda.
• Atestado de vacinação e comprovante de frequência escolar dos filhos, quando houver pedido de salário-família (art. 67 da Lei 8.213/1991).
• Dados bancários (conta salário ou conta corrente em nome do empregado).
• Foto 3×4, se a empresa usar ficha de registro em papel ou crachá.
• Declaração de vale-transporte: endereço e linhas utilizadas, ou a recusa do benefício. Veja o modelo em solicitação de vale-transporte.
• ASO admissional: o exame médico é pago pela empresa e precisa ser feito antes do início das atividades. Entenda em ASO — Atestado de Saúde Ocupacional.

Quais documentos a empresa pode e não pode pedir

A empresa pode pedir os dados necessários para o registro e para os benefícios. Mas a lei proíbe algumas exigências:

• Teste de gravidez ou atestado de esterilização: exigir é crime, pela Lei 9.029/1995 (art. 2º, I).
• Experiência maior que 6 meses: o art. 442-A da CLT proíbe exigir do candidato comprovação de experiência anterior superior a 6 meses no mesmo tipo de atividade.
• Anotações desabonadoras: a empresa não pode registrar informações que prejudiquem a imagem do trabalhador na CTPS (art. 29, § 4º).

Prazos da empresa depois que você entrega os documentos

O registro do empregado é feito pelo eSocial, e as informações aparecem na Carteira de Trabalho Digital. A Portaria MTP 671/2021 fixa os prazos:

Para acompanhar se o registro foi feito, consulte o guia da Carteira de Trabalho Digital.

Documentos para admissão de jovem aprendiz

Além do checklist CLT, o aprendiz precisa comprovar o vínculo com o programa de aprendizagem. O art. 428, § 1º, da CLT condiciona a validade do contrato à anotação na carteira, à matrícula e frequência na escola (se não concluiu o ensino médio) e à inscrição em programa de aprendizagem de entidade qualificada. Por isso, costumam ser pedidos:

• declaração de matrícula e frequência escolar;
• comprovante de inscrição no curso de aprendizagem;
• documentos do responsável legal, se o aprendiz for menor de 18 anos, que também assina o contrato.

O contrato de aprendizagem é escrito, por prazo determinado e não pode passar de 2 anos (art. 428, § 3º), salvo para aprendiz com deficiência. Mais detalhes em contrato de jovem aprendiz.

Documentos para admissão de estagiário

Estágio não é emprego e não exige registro em carteira (Lei 11.788/2008, art. 3º). Os documentos principais são o termo de compromisso assinado pelo estudante, pela empresa e pela instituição de ensino, e a declaração de matrícula e frequência. Também são pedidos RG, CPF, comprovante de residência e dados bancários para a bolsa. Veja contrato de estágio e termo de compromisso.

Documentos para admissão de doméstica no eSocial

Na contratação de empregada doméstica, quem faz o registro é o próprio empregador, pelo módulo doméstico do eSocial. Para preencher o cadastro, ele precisa de CPF, data de nascimento, endereço, escolaridade, raça/cor, dados dos dependentes, salário combinado, jornada e data de início. Se houver contrato de experiência, ele deve ter no máximo 90 dias (art. 5º da LC 150/2015). Veja o passo a passo em eSocial.

Documentos para admissão em concurso público

No serviço público, a lista é definida pelo edital e pelo estatuto do órgão. Além dos documentos pessoais, é comum pedirem certidões negativas criminais, declaração de bens, declaração de não acumulação de cargos e exames médicos próprios. Quem foi aprovado em processo seletivo para contrato temporário de órgão estadual, como o ACT em Santa Catarina, também deve seguir o edital e as orientações da secretaria responsável, porque cada estado tem regras próprias.

Documentos para admissão: o que significa cada etapa

1. Entrega dos documentos: o colaborador apresenta os dados pessoais e de dependentes.
2. Exame admissional: o médico emite o ASO dizendo se a pessoa está apta para a função.
3. Assinatura do contrato: experiência, prazo indeterminado ou outro tipo. Veja o modelo de contrato de experiência.
4. Registro no eSocial: a empresa envia as informações nos prazos da tabela acima.
5. Primeiro salário: pago até o 5º dia útil do mês seguinte ao trabalhado (art. 459, § 1º, da CLT). Simule o valor líquido na calculadora de salário líquido.

Este checklist é informativo. A empresa pode pedir outros documentos ligados à função, desde que não sejam discriminatórios.